Adatkezelés

ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

HUN-REN Balatoni Limnológiai Kutatóintézet

1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Az Adatkezelési Tájékoztató célja és hatálya 

    

   1. A jelen Adatkezelési Tájékoztató a HUN-REN Balatoni Limnológiai Kutatóintézet (a továbbiakban: BLKI vagy Adatkezelő) által végzett legfontosabb, külső érintetteket érintő adatkezeléseket foglalja össze. Célja, hogy világos és átlátható tájékoztatást adjon arról, milyen személyes adatokat, milyen célból, milyen jogalapon és mennyi ideig kezel a BLKI.

       

   2. Az egyedi kutatási projektekhez, a munkavállalói adatkezeléshez, a kamerás megfigyeléshez, a visszaélés-bejelentési rendszerhez, valamint más sajátos adatkezelésekhez külön tájékoztató készülhet. Ilyen esetben az adott külön tájékoztató rendelkezései irányadók.

       

   3. Az Adatkezelő és az adatvédelmi tisztviselő adatai

    

Adatkezelő neve:

HUN-REN Balatoni Limnológiai Kutatóintézet

Székhely:

8237 Tihany, Klebelsberg Kuno utca 3.

Adószám:

19426172-2-19

Adatvédelmi tisztviselő:

SBGK Ügyvédi Iroda –

dr. György András; andras.gyorgy@sbgk.hu

2. Az adatkezelés alapelvei és az adatok forrása

    

   1. A BLKI a személyes adatokat jogszerűen, tisztességesen és átlátható módon, meghatározott célból, a szükséges mértékre korlátozva és megfelelő biztonsági intézkedések mellett kezeli. A BLKI törekszik az adatok pontosságára, és azokat csak a szükséges ideig őrzi meg.

   2. Az adatok főszabály szerint közvetlenül az érintettől származnak. Egyes esetekben az adatokat az érintett munkáltatója, oktatási intézménye, kutatási vagy szerződéses partnere, nyilvános szakmai forrás vagy hatóság bocsátja a BLKI rendelkezésére. A BLKI különleges adatot csak akkor kezel, ha az feltétlenül szükséges és megfelelő jogalap, valamint garanciák állnak rendelkezésre.

       

       

3. Az adatok megadásának kötelező vagy önkéntes jellege

    

Ha az adatkezelés szerződés teljesítéséhez vagy jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges, a megjelölt adatok megadása a szolgáltatás, a jogviszony vagy az ügyintézés feltétele lehet; az adatok hiányában a BLKI a kérelmet, megrendelést vagy szolgáltatást nem, illetve csak korlátozottan tudja teljesíteni. Hozzájáruláson alapuló adatkezelésnél az adatszolgáltatás önkéntes, és a hozzájárulás megtagadása vagy visszavonása főszabály szerint nem jár hátránnyal, de az adott önkéntes szolgáltatás vagy közzététel elmaradhat.

2. A FŐBB ADATKEZELÉSEK

    

   1. Általános megkeresések 

       

Cél: kapcsolatfelvétel, kérdések és szakmai megkeresések megválaszolása, sajtómegkeresések kezelése.

Kezelt adatok: név, elérhetőség, képviselt szervezet vagy médium, a megkeresés tárgya, javasolt időpont és helyszín, valamint az érintett által megadott további adatok.

Jogalap: a BLKI és az érintett jogos érdeke a hatékony kapcsolattartásban [GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont]; szerződéskötést megelőző kérés esetén a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja.

Megőrzési idő: a megkeresés lezárását követő legfeljebb 1 év; szerződéshez vagy jogi igényhez kapcsolódó ügyben az arra irányadó hosszabb idő.

Címzettek: az ügyben illetékes munkatársak és szükség szerint a kommunikációs feladatokat ellátó közreműködők.

1. Szerződéses partnerek és kapcsolattartóik

    

Cél: szerződések előkészítése, megkötése, teljesítése, kapcsolattartás, pénzügyi elszámolás és jogi igények kezelése.

Kezelt adatok: név, beosztás, munkahelyi elérhetőség, képviseleti vagy aláírási jogosultság, szerződéses és számlázási adatok, teljesítési és fizetési információk.

Jogalap: természetes személy szerződő fél esetén szerződés teljesítése [GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont]; jogi személy kapcsolattartója esetén jogos érdek [GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont]; számviteli, adózási és egyéb jogi kötelezettségek esetén a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja.

Megőrzési idő: a szerződés megszűnésétől számított általános elévülési idő, rendszerint 5 év; a számviteli bizonylatok esetében 8 év.

Címzettek: a BLKI illetékes szervezeti egységei, pénzügyi és jogi közreműködők, bank, könyvvizsgáló, hatóságok, valamint a szerződés teljesítéséhez szükséges szolgáltatók.

2. Álláspályázatok és önéletrajzok

    

Cél: a meghirdetett állás betöltése, a jelentkező alkalmasságának értékelése és kapcsolattartás.

Kezelt adatok: név, elérhetőség, önéletrajz, végzettség, szakmai tapasztalat, nyelvtudás, referenciák, motivációs levél és a pályázó által megadott egyéb szakmai adatok.

Jogalap: a munkaszerződés megkötését megelőző lépések [GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont]; az esetleges jogi igények kezelése tekintetében jogos érdek [GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont]. Későbbi álláslehetőségek céljára történő megőrzés kizárólag külön hozzájárulással történik.

Megőrzési idő: a kiválasztási eljárás lezárását követő legfeljebb 6 hónap; külön hozzájárulás alapján legfeljebb 1 év.

Címzettek: a kiválasztásban részt vevő vezetők és munkatársak, valamint szükség szerint a toborzást támogató szolgáltató.

3. Hallgatók, gyakornokok, PhD-hallgatók és vendégkutatók

    

Cél: szakmai gyakorlat, képzés, kutatási vagy vendégkutatói tevékenység megszervezése; intézeti hozzáférések, munkavédelmi és biztonsági követelmények teljesítése; szakmai értékelés és adminisztráció.

Kezelt adatok: azonosító és kapcsolattartási adatok, oktatási intézmény és képzés adatai, szakmai adatok, a jogviszony és az intézeti jelenlét adatai, rendszer-hozzáférések, valamint szükség szerint pénzügyi adatok.

Jogalap: szerződés vagy együttműködési megállapodás teljesítése [GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont], jogi kötelezettség [c) pont], közérdekű tudományos és oktatási feladat ellátása [e) pont], illetve indokolt esetben jogos érdek [f) pont].

Megőrzési idő: a tevékenység vagy jogviszony fennállásáig, majd az iratkezelési, számviteli és jogi igényérvényesítési szabályok szerinti ideig.

Címzettek: a BLKI szakmai, igazgatási, informatikai és pénzügyi munkatársai, az érintett oktatási intézménye, a kutatási partner és a szükséges hatóságok.

4. Kutatási projektek és tudományos tevékenység

    

Cél: kutatási projektek megvalósítása, konzorciumi együttműködés, kutatási eredmények dokumentálása, ellenőrizhetősége, publikálása és hasznosítása.

Kezelt adatok: a kutatók, projektközreműködők, szerzők és szakértők neve, elérhetősége, intézményi kapcsolata, szakmai közreműködése, szerzősége, projekt- és publikációs adatai; személyeket bevonó kutatásban a kutatási terv szerint szükséges adatok.

Jogalap: a BLKI alapító okiratában és a rá irányadó szabályokban meghatározott közérdekű tudományos kutatási feladat [GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) pont], szerződés [b) pont], jogos érdek [f) pont] vagy az érintett hozzájárulása [a) pont]. 

Megőrzési idő: a projekt, a támogatói és kutatásintegritási követelmények, valamint a tudományos archiválás által indokolt ideig; az azonosítható adatokat a BLKI a szükséges idő elteltével törli,  anonimizálja vagy álnevesített formában őrzi meg.

Címzettek: kutatási partnerek, konzorciumi tagok, támogatók és ellenőrző szervek, tudományos kiadók, adattárak, valamint a projektben igénybe vett adatfeldolgozók.

Különös szabály: A BLKI tevékenysége során keletkező környezeti, vízminőségi, ökológiai, állat- és növénybiológiai, illetve környezeti DNS-adatok főszabály szerint nem személyes adatok. 

5. Rendezvények, konferenciák, csoportfogadás és ismeretterjesztés

    

Cél: rendezvények és intézetlátogatások szervezése, regisztráció, kapcsolattartás, részvétel és szolgáltatások biztosítása, valamint az intézet tudományos-ismeretterjesztő tevékenységének bemutatása.

Kezelt adatok: név, elérhetőség, intézmény, részvételi és számlázási adatok, a csoport létszáma és korosztálya, továbbá indokolt esetben étkezési, akadálymentesítési vagy egyéb külön igények. Kép-, hang- és videófelvétel készülhet.

Jogalap: szerződés vagy szerződéskötést megelőző lépések [GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont], közérdekű ismeretterjesztési feladat [e) pont], jogos érdek [f) pont], illetve azonosítható egyéni felvétel vagy különleges adat esetén hozzájárulás [a) pont, szükség szerint GDPR 9. cikk (2) bekezdés a) pont].

Megőrzési idő: a rendezvény lezárását követő legfeljebb 1 év; számlázási adatok 8 év; kommunikációs célú felvételek a cél fennállásáig vagy a hozzájárulás visszavonásáig.

Címzettek: rendezvényszervezők, előadók, szolgáltatók, fotós vagy videós közreműködők, valamint a regisztrációs és kommunikációs rendszerek szolgáltatói.

Különös szabály: Kiskorúak esetében a BLKI elsődlegesen a szülővel, törvényes képviselővel vagy a csoportot szervező intézménnyel tart kapcsolatot. Azonosítható egyéni felvétel közzétételéhez - jogszabályi kivétel hiányában - megfelelő hozzájárulás szükséges.

6. Belépés az intézet területére és vagyonbiztonság

    

Cél: a látogatók fogadása, az intézeti terület, a kutatási infrastruktúra, a gyűjtemények és az ott tartózkodó személyek biztonságának védelme.

Kezelt adatok: név, képviselt szervezet, a belépés célja és időpontja, fogadó személy, valamint indokolt esetben gépjármű-rendszám vagy belépési jogosultság adatai.

Jogalap: a BLKI jogos érdeke a személy- és vagyonbiztonság, valamint a kutatási infrastruktúra védelmében [GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont].

Megőrzési idő: főszabály szerint a belépéstől számított legfeljebb 30 nap; biztonsági esemény esetén az eljárás lezárásáig és a jogi igények érvényesítéséhez szükséges ideig.

Címzettek: porta- és biztonsági feladatokat ellátó munkatársak, az érintett fogadója, valamint esemény esetén az eljáró hatóság.

7. Honlap, naplóadatok és sütik

    

Cél: a honlap biztonságos működtetése, hibák feltárása, visszaélések megelőzése, a látogatottság mérése és a felhasználói élmény javítása.

Kezelt adatok: IP-cím, időpont, meglátogatott oldal, böngésző és eszköz technikai adatai, valamint a honlap által alkalmazott sütikhez kapcsolódó azonosítók.

Jogalap: a honlap biztonságos működéséhez szükséges adatkezelés tekintetében jogos érdek [GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont]; a nem feltétlenül szükséges statisztikai, kényelmi vagy külső szolgáltatói sütik esetében hozzájárulás [a) pont].

Megőrzési idő: a biztonsági naplóadatok főszabály szerint legfeljebb 30 napig; a sütik a honlapon jelzett élettartamig vagy a hozzájárulás visszavonásáig.

Címzettek: honlap- és tárhelyszolgáltató, informatikai üzemeltető, valamint az érintett által engedélyezett külső tartalmak vagy mérési szolgáltatások szolgáltatói.

Különös szabály: A honlapon alkalmazott sütik mindenkori részleteit és a hozzájárulás beállításait a honlap süti-kezelő felülete tartalmazza. A nem szükséges sütik elutasítása nem korlátozhatja a honlap alapvető használatát.

8. Közérdekű adatigénylések és hivatalos megkeresések

    

Cél: a közérdekű és közérdekből nyilvános adatok megismerésére irányuló igények, hatósági és egyéb hivatalos megkeresések elbírálása és dokumentálása.

Kezelt adatok: az igénylő vagy megkereső neve, elérhetősége, a kérelem tartalma, az ügyintézés és a válasz adatai.

Jogalap: jogi kötelezettség és közérdekű feladat teljesítése [GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) és e) pont].

Megőrzési idő: az ügy lezárását követő 1 év, illetve az iratkezelési és levéltári szabályok szerint hosszabb ideig, ha az irat nem selejtezhető.

Címzettek: az ügyben illetékes munkatársak, jogi közreműködők, hatóságok és jogszabályban meghatározott szervek.

3. CÍMZETTEK, ADATFELDOLGOZÓK ÉS ADATTOVÁBBÍTÁS

    

   1. Hozzáférés és adatfeldolgozók

       

A személyes adatokhoz kizárólag azok a BLKI-munkatársai és közreműködők férhetnek hozzá, akiknek ez a feladatuk ellátásához szükséges. A BLKI különösen informatikai, tárhely-, iratkezelési, pénzügyi, könyvelési, kézbesítési, rendezvényszervezési és kutatást támogató szolgáltatókat vehet igénybe. Az adatfeldolgozók az adatokat kizárólag a BLKI utasításai és a velük kötött szerződés alapján kezelhetik.

1. Adattovábbítás és nemzetközi együttműködés

    

A BLKI személyes adatot jogszabály, szerződés, az érintett hozzájárulása vagy más megfelelő jogalap alapján továbbíthat különösen hatóságoknak, a HUN-REN szervezeteinek, oktatási és kutatási partnereknek, támogatóknak, kiadóknak és szolgáltatóknak. Nemzetközi kutatási együttműködésben harmadik országba történő adattovábbításra csak a GDPR V. fejezete szerinti feltételek és megfelelő garanciák mellett kerülhet sor.

4. AZ ÉRINTETTEK JOGAI ÉS JOGORVOSLATA

    

   1. A kérelem benyújtása és elbírálása

Az érintett kérelmét a BLKI vagy az adatvédelmi tisztviselő fenti elérhetőségeire küldheti. A BLKI a kérelemről indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint egy hónapon belül tájékoztatást ad. A határidő a kérelem összetettségére és a kérelmek számára tekintettel további két hónappal meghosszabbítható. A BLKI az érintett személyazonosságának igazolásához szükséges adatot kérhet.

1. Hozzáféréshez való jog

Az érintett tájékoztatást kérhet arról, hogy a BLKI kezeli-e a személyes adatait, és kérheti a kezelt adatok, valamint az adatkezelés lényeges körülményeinek megismerését és másolatát.

2. Helyesbítéshez való jog

Az érintett kérheti pontatlan adatainak kijavítását és hiányos adatainak kiegészítését.

3. Törléshez való jog

Az érintett kérheti adatainak törlését, ha a GDPR feltételei fennállnak. A törlés nem kérhető, ha az adat megőrzése jogi kötelezettség, közérdekű vagy tudományos kutatási feladat, archiválás, illetve jogi igény miatt szükséges.

4. Az adatkezelés korlátozásához való jog

Az érintett kérheti, hogy a BLKI az adatokat csak korlátozottan kezelje, különösen az adatok pontosságának vitatása vagy jogellenes adatkezelés esetén.

5. Tiltakozáshoz való jog

Az érintett saját helyzetével kapcsolatos okból tiltakozhat a közérdekű feladat vagy jogos érdek alapján végzett adatkezelés ellen. A BLKI ilyenkor csak kényszerítő erejű jogos ok vagy jogi igény esetén folytathatja az adatkezelést.

6. Adathordozhatósághoz való jog

Hozzájáruláson vagy szerződésen alapuló, automatizált adatkezelés esetén az érintett kérheti az általa megadott adatok tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban történő kiadását.

7. A hozzájárulás visszavonása

A hozzájárulás bármikor visszavonható. A visszavonás nem érinti a korábbi adatkezelés jogszerűségét.

1. Panasz és bírósági jogorvoslat

    

Az érintett adatkezelési kérdésével vagy panaszával elsőként a BLKI-hoz vagy az adatvédelmi tisztviselőhöz fordulhat. Panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.; postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.; telefon: +36 1 391-1400; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu; honlap: www.naih.hu), továbbá bírósághoz fordulhat. A pert az érintett - választása szerint - a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt is megindíthatja.

Tudományos kutatási vagy közérdekű archiválási célú adatkezelésnél egyes érintetti jogok kizárólag a GDPR 89. cikkében és a magyar jogban meghatározott feltételekkel korlátozhatók. A BLKI ilyen esetben is biztosítja a szükséges technikai és szervezési garanciákat.

5. ADATBIZTONSÁG ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

    

   1. Adatbiztonság

A BLKI a kockázatokkal arányos technikai és szervezési intézkedésekkel védi a személyes adatokat különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, elvesztés vagy megsemmisülés ellen. Ennek része a hozzáférések szabályozása, az informatikai rendszerek védelme, a munkatársak titoktartása, a biztonsági mentés, valamint szükség szerint az álnevesítés és az anonimizálás.

1. Az Adatkezelési tájékoztató módosítása

A BLKI az Adatkezelési Tájékoztatót a jogszabályok, a szervezeti működés vagy az adatkezelési folyamatok változásakor módosíthatja. A hatályos változat a BLKI honlapján és az érintettek számára hozzáférhető helyen érhető el. Lényeges változás esetén a BLKI az érintetteket megfelelő módon tájékoztatja.

2. Irányadó szabályok

    

A jelen Adatkezelési Tájékoztatóban nem rendezett kérdésekben különösen az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR), az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény, valamint az adott adatkezelésre irányadó egyéb jogszabályok és belső szabályzatok alkalmazandók.

3. Hatálybalépés

A jelen Tájékoztató 2026 év Szeptember hónap 1. napján lép hatályba, és annak módosításáig vagy visszavonásáig marad hatályban. A Tájékoztató hatálybalépésével egyidejűleg a BLKI korábban kiadott, azonos tárgyú adatkezelési tájékoztatója hatályát veszti.